Intermediair, november 2019

Ondanks dat we steeds efficiënter werken, nemen werkdruk en stress niet af. Daarom moeten we niet onze tijd, maar onze energie beter managen.

Je bent druk op het werk. Te druk. Je manager stelt een cursus tijdsmanagement voor, dus leer je te plannen en prioriteiten te stellen. Je leest Getting things done en Grip en eindigt de werkdag met een lege mailbox. Toch wordt de to-do-lijst niet korter. Je piekert, slaapt slecht en wordt chagrijnig. Overspannenheid ligt op de loer. 

Vroeg je manager ooit: zorg je wel goed voor jezelf? Dát moeten leidinggevenden doen, stelt de Amerikaanse auteur en organisatieadviseur Tony Schwartz. Rond de eeuwwisseling zat Schwartz, toen nog journalist, slecht in zijn vel. Op zoek naar antwoorden interviewde hij sportpsycholoog Jim Loehr. ‘Ik tenniste destijds. Loehrs tips hadden een enorm positief effect op mijn spel’, vertelt Schwartz vanuit New York. ‘Dat intrigeerde me. Ik wilde zijn principes vertalen naar het dagelijkse leven en het werk.’

Methode uit de topsport

Die principes kunnen worden samengevat als ‘energiemanagement’: een methode uit de topsport die atleten helpt optimaal te presteren – door balans te creëren tussen fysieke arbeid en rust, en met technieken om mentaal sterker en emotioneel veerkrachtiger te worden. Daarover schreven Schwartz en Loehr The power of full engagement, dat in het Nederlands verscheen als Altijd scherp. Ook richtte Schwartz een bedrijf op, The Energy Project, waarmee hij werknemers helpt om meer energie en motivatie te krijgen. Zijn dochter Emily Pines runt de Nederlandse tak, die onder meer TomTom, ING en Google als klant had.

Energie is volgens Schwartz de belangrijkste hulpbron voor individuen én voor organisaties. ‘Het heeft weinig zin om alsmaar meer te willen doen in een dag. De hoeveelheid uren die je hebt, ligt immers vast’, zegt Schwartz. ‘Je hebt wel invloed op hoeveel energie je hebt.’ Pines voegt toe: ‘Door je energielevel te verhogen en negatieve energie om te zetten in positieve, kun je meer werk verzetten en betere kwaliteit leveren in minder tijd.’ 

Stel, je hebt ruzie gehad met een collega. Je zou het liefst naar huis willen, maar je moet nog een deadline halen. Dan kun je je fanatiek op je taak storten, maar de kans is groot dat de kwaliteit van je werk wordt beïnvloed door je woede en frustratie. Pines: ‘Je staat in de ‘overlevingsstand’: je gaat maar door, waardoor je opgebrand raakt. Herstel eerst je emotionele energie. Neem tien minuten afstand en haal diep adem. Kom tot rust zodat je je daarna beter kunt concentreren.’

De bouwstenen van energiemanagement

Emotionele energie is een van de vier ‘bouwstenen’ van energiemanagement, naast fysieke, mentale en spirituele energie. Fysieke energie is de basis – als je niet goed voor je lichaam zorgt, kun je ook niet verwachten dat je optimaal zult functioneren. Voldoende slaap, gezond eten en beweging zijn belangrijke vereisten. Emotionele energie gaat over de kwaliteit van de energie: is die positief of negatief? ‘Je kunt veel energie hebben, maar als die negatief is, uit zich dat in frustratie of boosheid en dat werkt averechts voor je productiviteit’, legt Schwartz uit. 

Mentale energie bepaalt in hoeverre je je hersencapaciteit benut en of je kunt focussen op de dingen die ertoe doen. Het is het verschil tussen echt geconcentreerd werken en daarna moe en voldaan zijn, of aan het einde van de dag wel moe zijn maar weinig voor elkaar hebben gekregen. Spirituele energie is tot slot de wil om energie te besteden. ‘Het is het gevoel dat je iets doet wat voor jou betekenisvol is, en wat ervoor zorgt dat jij je bed uitkomt ’s ochtends.’

Leef en werk als een sprinter

Regelmatig rust nemen is op de lange termijn beter dan continu doorjakkeren; dat geldt voor alle vier soorten energie. ‘Leef en werk als een sprinter, niet als een marathonloper’, zegt Schwartz. ‘Stress hoeft geen probleem te zijn, als je maar weer oplaadt.’ Gezond eten, wandelen in de natuur, met een hobby bezig zijn, sporten en afspreken met vrienden zijn manieren om bij te tanken. 

Het is een misverstand dat je alleen van te veel energie verbruiken uitgeblust kunt raken; dat gebeurt ook als je te weinig energie verbruikt. ‘In de sport heb je de term ‘ondertraining’: atleten die te weinig inspanning leveren, worden lamlendig en raken gedemotiveerd’, zegt Schwartz. ‘Hetzelfde kan gebeuren op andere vlakken. Als je intellectueel niet wordt uitgedaagd, verlies je mentale energie. Als je jezelf afsluit voor je eigen of andermans gevoelens, mis je emotionele diepgang. En als je niet nadenkt over je waarden, neemt je spirituele energie af.’ 

Meditatiesessies tijdens de lunch

Het belang van energie wordt ook ontdekt door Nederlandse bedrijven en organisaties. De Universiteit Utrecht heeft sinds vorig jaar een vitaliteitsprogramma waarin energiemanagement een van de vier pijlers is. Het aanbod bestaat uit lezingen, workshops en sport- en ontspanningsactiviteiten. ‘Vooral de meditatiesessies tijdens lunchpauzes bleken populair’, vertelt HR-directeur Aletta Huizenga. ‘Die laten je loskomen van het werk, waarna je met hernieuwde energie verder kunt.’

Sinds hun deelname bewegen werknemers meer, werken ze ’s avonds niet meer of slapen ze langer. Opvallend genoeg heeft het programma ook invloed op de samenwerking, aldus Huizenga. ‘Door het groepsgevoel weten deelnemers elkaar beter te vinden voor werkzaken.’ Vitaliteit is een gedeelde verantwoordelijkheid, stelt de HR-directeur. ‘Wij faciliteren het, maar uiteindelijk is het aan de werknemer om er zelf iets mee te doen.’

Chief energy officer

Ahold huurde The Energy Project in tijdens de fusie met Delhaize, die veel impact had op de werkdruk van winkelmanagers. Om daarmee beter te kunnen omgaan, volgden 180 managers een programma energiemanagement. Vergeleken met managers die de interventie niet volgden, waren de deelnemers na een jaar gemotiveerder in hun werk en tevredener met de organisatie, aldus Pines. ‘We beginnen bij leidinggevenden, want zij bepalen de bedrijfscultuur. Je kunt niet het goede voorbeeld geven als je moe, afgeleid en ongelukkig bent.’ 

Schwartz ziet het liefst dat werknemers een ‘persoonlijk energieplan’ opstellen, waarin staat hoe zij het best opladen en voor zichzelf zorgen. ‘Werknemers moeten daarvoor ook verantwoording afleggen. Als jij ’s avonds laat nog e-mails stuurt of veel vakantiedagen overhoudt, moet je manager je daarop kunnen aanspreken: zorg je wel goed voor jezelf en hoe kan ik je daarbij helpen? Elke leider zou ook chief energy officer moeten zijn.’

Tips voor beter energiemanagement
1. Slaap voldoende. Dat houdt je emoties in balans en maakt je creatiever. De meeste mensen hebben 7 à 8 uur slaap nodig.
2. Werk ’s ochtends eerst zonder afleiding aan je belangrijkste taak. ’s Ochtends heb je meer energie en een betere concentratie. 
3. Neem elke anderhalf uur een (korte) pauze. Daarna voel je je weer ontspannen en energiek.
4. Doe één ding tegelijk. Multitasken kost veel energie. Wat je ook doet, geef het je volle aandacht, dat geeft ook meer voldoening.
5. Leer negatieve emoties tijdig herkennen. Vaak zijn het signalen dat je in de ‘overlevingsstand’ staat. Neem rust en geef jezelf wat je nodig hebt.
6. Investeer in werkrelaties. Vraag feedback, help anderen en geef complimenten. Goede werkverhoudingen geven energie en zorgen ervoor dat je bij anderen terecht kunt.
7. Volg je passies. Welke activiteiten vind je het meest plezierig en betekenisvol? Doe daar meer van.
8. Creëer een ‘overgangsritueel’. Doe na het werk of onderweg naar huis iets voor jezelf. Richt je daarna met hernieuwde energie op je privéleven.

Lees het artikel op Intermediair.nl.